Política de Privacidad

Esta Política de Privacidad explica cómo Triconsi recopila, usa, almacena, comparte y protege los datos personales de quienes usan nuestra plataforma de gestión empresarial (ERP) con facturación electrónica: Clientes (empresas), sus Usuarios (empleados, contadores, revisores fiscales) y, en la medida en que participen en la operación registrada por el Cliente, terceros como sus propios clientes, proveedores o empleados.

Esta política aplica al sitio web triconsi.com y a la plataforma aplicativa del Servicio. Al usar cualquiera de estos, aceptas las prácticas descritas a continuación.

El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través del sitio web y de la relación comercial directa (registro, cuenta, facturación del Plan) es Andrés Palacio Serna, persona natural identificado con cédula de ciudadanía No. 94.503.048, con domicilio en Dosquebradas, Colombia, quien desarrolla y opera la plataforma bajo el nombre comercial "Triconsi" ("nosotros"). Para cualquier solicitud relacionada con tus datos personales puedes escribirnos a soporte@triconsi.com.

Cuando el Cliente ingresa a la Plataforma datos personales de terceros propios de su operación (por ejemplo, sus clientes, proveedores o empleados, para efectos de facturación, nómina o gestión de terceros), Triconsi actúa como Encargado del Tratamiento de esos datos, procesándolos únicamente por instrucción del Cliente, quien conserva la calidad de Responsable del Tratamiento frente a dichos terceros y debe contar con la autorización o base legal correspondiente para su tratamiento.

Recopilamos la información necesaria para prestarte el Servicio de forma correcta y segura. Entre otros, tratamos:

• Datos de identificación y contacto: nombre, usuario, correo electrónico, teléfono, cargo y, si decides registrarte mediante un proveedor de autenticación externo, el identificador y la foto de perfil básicos que dicho proveedor te permite compartir.
• Datos de la empresa: razón social, NIT y dígito de verificación, tipo de régimen tributario, dirección, teléfonos, correo, sector económico, logotipo, información del representante legal, contador y revisor fiscal, datos bancarios de la empresa (banco, tipo y número de cuenta) y resoluciones o autorizaciones de numeración otorgadas por la DIAN.
• Datos de terceros ingresados por el Cliente: información de sus propios clientes, proveedores y empleados (por ejemplo, nombre, identificación, dirección o datos de contacto) necesaria para generar facturas electrónicas, nómina electrónica u otros documentos soportados por la Plataforma.
• Datos de uso de la plataforma: registros de acceso, acciones dentro del sistema, dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, y las cookies de sesión descritas en la sección "Cookies y tecnologías similares".
• Datos de pago: información necesaria para procesar el cobro de tu plan a través de nuestra pasarela de pagos autorizada — Triconsi no almacena números completos de tarjeta ni códigos de seguridad.
• Comunicaciones: mensajes que nos envías a soporte, formularios de contacto y, si lo autorizas, comunicaciones comerciales.

El Servicio no está dirigido a menores de edad y no solicitamos deliberadamente datos de menores de edad para la creación de cuentas.

• Directamente de ti: cuando te registras, completas formularios, configuras tu empresa o contactas a soporte.
• De forma automática: a través de cookies de sesión y registros técnicos generados por el uso de la Plataforma (ver sección de Cookies).
• De terceros integrados: cuando eliges iniciar sesión con una cuenta de un proveedor de autenticación externo, recibimos de dicho proveedor la información básica de perfil que autorizas compartir (nombre, correo y foto). Nuestra pasarela de pagos nos confirma el estado de las transacciones sin compartir datos completos del medio de pago.

Triconsi (la aplicación web disponible en triconsi.com) se integra con servicios de Google de forma opcional. Esta sección describe exactamente a qué datos de tu Cuenta de Google accedemos, cómo los usamos, almacenamos, compartimos y eliminamos. Solo accedemos a ellos cuando tú decides conectar tu cuenta y aceptas los permisos en la pantalla de consentimiento de Google.

1. Datos a los que accedemos

• Inicio de sesión con Google (permisos openid, email y profile): tu nombre, dirección de correo electrónico, foto de perfil e identificador de cuenta de Google.
• Envío de correos con Gmail (permiso gmail.send): la dirección de correo de la cuenta que conectas y la autorización para enviar mensajes en tu nombre. Este permiso solo permite enviar: Triconsi no puede leer, buscar, modificar ni eliminar ningún mensaje de tu buzón, ni ver tus contactos.
• Copias de seguridad en Google Drive (permiso drive.file): acceso únicamente a los archivos que la propia Triconsi crea en tu Drive (las copias de seguridad). No podemos ver ni acceder a ningún otro archivo de tu Google Drive.

2. Cómo usamos estos datos

• Los datos del inicio de sesión se usan solo para crear tu cuenta, identificarte y permitirte ingresar a la Plataforma.
• El permiso de Gmail se usa solo para enviar, desde tu propia dirección de correo, los documentos que tú generas y decides enviar desde Triconsi (por ejemplo, facturas electrónicas, notas crédito o débito y otros documentos comerciales) a los destinatarios que tú indicas.
• El permiso de Google Drive se usa solo para guardar en tu Drive las copias de seguridad de la información de tu empresa.

No usamos los datos de usuario de Google para publicidad de ningún tipo (segmentada, personalizada, de retargeting o basada en intereses), no los vendemos, no los usamos para determinar solvencia crediticia ni con fines de préstamo, y no los usamos para crear bases de datos ni perfiles con fines distintos a prestarte el Servicio. Tampoco usamos los datos obtenidos a través de las API de Google (incluidas las API de Google Workspace como Gmail y Drive) para desarrollar, mejorar o entrenar modelos generalizados de inteligencia artificial o aprendizaje automático.

3. Con quién compartimos estos datos

No vendemos, alquilamos ni transferimos los datos de usuario de Google a terceros. Solo se comparten en estos casos: (a) los correos que tú decides enviar llegan a los destinatarios que tú eliges; (b) los proveedores de infraestructura que alojan la Plataforma los procesan bajo nuestras instrucciones y con obligaciones de confidencialidad, únicamente para prestar el Servicio; y (c) cuando la ley o una autoridad competente lo exija.

4. Cómo los almacenamos y protegemos

Los tokens de autorización que Google nos entrega para Gmail y Google Drive se almacenan cifrados en nuestros servidores y nunca se muestran en la interfaz ni se envían al navegador. Toda la comunicación con Google y con la Plataforma se realiza mediante conexiones cifradas (HTTPS/TLS), y el acceso a estos datos está restringido al personal y a los procesos estrictamente necesarios para operar el Servicio.

5. Conservación y eliminación

• Usamos los tokens de Gmail y Google Drive solo mientras la conexión esté activa. Cuando haces clic en "Desconectar" en la configuración de correo de Triconsi, eliminamos de inmediato el token de Gmail y la dirección de correo conectada. Cuando se elimina un destino de copias de seguridad en Google Drive, dejamos de usar su token de inmediato.
• Puedes revocar el acceso de Triconsi en cualquier momento desde myaccount.google.com/permissions; a partir de ese momento ya no podremos enviar correos ni acceder a tu Drive.
• Los datos de perfil obtenidos con el inicio de sesión se conservan mientras tu cuenta esté activa. Puedes solicitar su eliminación, o la de cualquier otro dato de Google, escribiendo a soporte@triconsi.com; atenderemos la solicitud en los plazos indicados en la sección "Procedimiento para ejercer tus derechos".
• Las copias de seguridad guardadas en tu Google Drive son archivos tuyos: permanecen en tu Drive y puedes eliminarlas cuando quieras.

6. Cumplimiento de la política de Google

El uso que hace Triconsi de la información recibida de las API de Google, y su transferencia a cualquier otra aplicación, se ajusta a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use).

Triconsi's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Usamos tus datos personales para:

• Crear y administrar tu cuenta y la de tu empresa.
• Prestar los servicios contratados, incluyendo la emisión de documentos electrónicos ante la DIAN.
• Procesar pagos y gestionar la facturación de tu plan.
• Enviarte comunicaciones operativas y de seguridad (confirmaciones, alertas, avisos de mantenimiento) y, si lo autorizas, comunicaciones comerciales.
• Brindar soporte técnico y atender tus solicitudes o PQRS.
• Mejorar la plataforma mediante el análisis agregado de su uso.
• Prevenir fraude y proteger la seguridad de la Plataforma y de sus Usuarios.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes (DIAN, SIC, autoridades judiciales).

El tratamiento de tus datos se fundamenta en el consentimiento previo, expreso e informado que otorgas al aceptar esta política y nuestros Términos y Condiciones al momento del registro, así como en la necesidad de ejecutar el contrato de prestación de servicios y de cumplir obligaciones legales (por ejemplo, tributarias y de facturación electrónica) que recaen sobre Triconsi y sobre tu empresa, conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

No vendemos tus datos personales. Para prestar el Servicio, compartimos información con proveedores que actúan como Encargados del Tratamiento bajo nuestras instrucciones, entre ellos:

• Proveedores de infraestructura y alojamiento en la nube, para almacenar y procesar la información de la Plataforma de forma segura.
• Una pasarela de pagos autorizada, para procesar el cobro de tu Plan.
• Google LLC, para el inicio de sesión opcional con Google y, si tú lo conectas, el envío de correos desde tu cuenta de Gmail y las copias de seguridad en Google Drive (ver la sección "Datos de usuario de Google").
• La DIAN y demás entidades autorizadas, para el cumplimiento de obligaciones de facturación electrónica.
• Proveedores de mensajería o correo electrónico transaccional para el envío de notificaciones del Servicio.

También podremos compartir información cuando la ley o una autoridad competente lo requiera, o en el marco de una eventual fusión, adquisición o venta de activos de Triconsi, previa notificación cuando sea legalmente exigible.

Algunos de nuestros proveedores de infraestructura tecnológica pueden procesar información en servidores ubicados fuera de Colombia. En estos casos, exigimos a dichos proveedores estándares de seguridad y confidencialidad acordes con la normativa colombiana de protección de datos, y realizamos estas transferencias y transmisiones internacionales conforme a lo permitido por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

Conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, como titular de tus datos personales tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales frente a nosotros.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de tus datos.
• Ser informado sobre el uso que le hemos dado a tus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales.

Puedes ejercer estos derechos escribiendo a soporte@triconsi.com, indicando tu solicitud de forma clara y adjuntando la información que nos permita identificarte y ubicar tus datos.

• Consultas: las atenderemos en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no es posible atenderla en dicho término, te informaremos los motivos y la fecha en que se atenderá, la cual no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos: se resolverán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales cuando no sea posible atenderlo en dicho plazo, informándote los motivos de la demora.

El Servicio no está dirigido a menores de edad y no está diseñado para recopilar intencionalmente datos personales de menores. Si el Contenido cargado por un Cliente llegara a incluir datos de menores relacionados con su operación (por ejemplo, como beneficiarios de nómina), dicho tratamiento se realiza bajo la responsabilidad del Cliente, quien debe contar con la autorización correspondiente otorgada por los representantes legales del menor, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.

Implementamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger tus datos frente a accesos no autorizados, pérdida o alteración, incluyendo cifrado de contraseñas, conexiones seguras, aislamiento lógico de la información de cada empresa dentro de la Plataforma, y control de acceso basado en roles y niveles de permiso. Por razones de seguridad, no hacemos público el detalle de nuestra arquitectura o medidas técnicas internas. Ningún sistema es completamente infalible, por lo que también te pedimos proteger tus credenciales de acceso y no compartirlas con terceros.

Conservamos tus datos personales durante el tiempo en que tu cuenta permanezca activa y, posteriormente, durante el plazo necesario para cumplir obligaciones legales, contables y tributarias aplicables (por ejemplo, la conservación de documentos soporte de facturación electrónica exigida por la normativa vigente), atender responsabilidades derivadas de la relación contractual, o resolver eventuales controversias. Transcurridos dichos plazos, procederemos a eliminar o anonimizar la información de forma segura.

Las cookies son pequeños archivos de texto que un sitio web o aplicación almacena en tu navegador o dispositivo cuando lo visitas, y que permiten recordar información sobre tu visita, como tus preferencias o el estado de tu sesión. Al acceder o usar el sitio web y la Plataforma de Triconsi, aceptas el uso de cookies conforme a lo descrito en esta sección, en los términos de nuestros Términos y Condiciones y esta Política de Privacidad.

Según su finalidad, distinguimos entre:

• Cookies de preferencias o funcionalidad: recuerdan tus configuraciones para hacer tu experiencia más ágil y personalizada.
• Cookies analíticas o de desempeño: nos ayudan a entender cómo se usa el sitio y la Plataforma, para mejorar su funcionamiento y contenido.
• Cookies de personalización o mercadeo: permiten mostrarte contenido más relevante según tu interacción con nosotros.

Puedes configurar tu navegador para bloquear o eliminar cookies en cualquier momento; ten en cuenta que bloquear las cookies esenciales puede afectar el funcionamiento del Servicio, incluyendo el inicio de sesión.

Podemos actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios en nuestras prácticas, en el Servicio o en la normativa aplicable. Publicaremos la fecha de la última actualización en la parte superior de este documento y, cuando el cambio sea significativo, te lo notificaremos por correo electrónico o dentro de la plataforma.

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la autoridad colombiana encargada de vigilar el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales. Si consideras que hemos incumplido tus derechos y no hemos resuelto tu solicitud de forma satisfactoria, puedes presentar una queja ante la SIC a través de sus canales oficiales.

Para preguntas, quejas, reclamos o sugerencias relacionadas con el tratamiento de tus datos personales, escríbenos a soporte@triconsi.com o comunícate al 314 791 7824.